Doküman Yönetiminin Tarihçesi

Yazının icadı ile doküman yönetimi başlamıştır. Ya da başka bir deyişle uygarlığın gelişimi ile doküman yönetimi gelişmeye başlamıştır. MÖ önce 4000 yıllarında Sümerliler tarafından kullanılmaya başlanan çivi yazı ile yazılı tarihimizin başlamış ve yazılar kil tabletler üzerinde oluşturulmuştur. Bu tabletlerin yönetimi ile doküman yönetimi başlar. Çivi yazısını,  Mısır Hiyerstikleri, Çin alfabesi, Fenike Alfabesi, Yunan Alfabesi,  Latin ve Arap Alfabeleri takip etmiştir.

Doküman yönetiminin ilk örnekleri kütüphaneler görülmektedir. Kütüphane kökeni, kayıt tutma uygulamasına dayanır. Daha MÖ. 3. bin yılda, Babil kenti Nippur’da kil tabletlerdeki kayıtların bir tapınakta saklandığı bilinmektedir. MÖ 7. Yüzyılda Asurlardan yaklaşık 20 bin tablet kalmıştır. İlk kütüphaneler, Eski Yunan’da MÖ. 4. Yüzyılda tapınaklarda ve felsefe okullarında oluşturulan kitap depolarıydı. Aristoteles’in Kütüphanesi, İskenderiye Kütüphanesi, Pergamon (Bergama) Kütüphanesi, Roma’daki Bibliotheca Ulpia “l.Constantinus’un İstanbul’da 4. Yüzyılda kurduğu İmparatorluk Kütüphanesi, ilk çağların en önemli kütüphaneleriydi.

Rönesansla birlikte başlayan bazı toplumsal değişmeler, kütüphanelerin büyüklük ve işlevini önemli ölçüde etkiledi. Bu arada din savaşları, siyaset, hatta düşünce alanındaki devrimler kütüphanelerin gelişmesini engelledi.17. ve 18. yüzyıllarda gelişen büyük özel koleksiyonlar Fransa’daki Ulusal Kitaplık ve İngiltere’deki British Museum Kütüphaneleri gibi çağdaş ulusal kütüphanelerin temelini oluşturdu. 1602’de Oxford’da, 1683’te de Harward’da üniversite kütüphaneleri kuruldu. 1800’de Washington, D.C.’de Kongre Kitaplığı açıldı ve 18. yüzyılın sonlarında ise üyelerine kitap ödünç veren ve başvuru hizmetleri sağlayan kütüphaneler yaygınlaştı. 20. Yüzyılda çeşitli bilim dalları, mühendislik, tıp, işletme, hukuk gibi alanlardaki gelişmelerin yakından izlenebilmesi amacıyla, özellikle süreli yayınların derlendiği çok sayıda uzmanlık kütüphaneleri kuruldu. Çoğunlukla sanayi ya da meslek kuruluşlarının mali desteği ile çalışan bu kütüphaneler, kitap ve dergi koleksiyonlarının yanı sıra, okurlara başvuru kaynakları ile kaynakçalara ulaşma olanağı sağlayarak bilgi verme hizmetini de yerine getirdiler.

Doküman Yönetimini Bugünü

Günümüzde doküman yönetimi giderek daha çok önem kazanmaya başlamıştır. 1984 yılı itibarı ile yürürlüğe giren “10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkındaki Kanun” ile kamu kurumları doküman yönetimi ile karşılaşmaya başlamışlardır. 1984 yılına kadar birçok kamu kurumu kendi kurum arşivlerini oluşturmuş ve kendi iç yazışmalarını kendi belirlediği standartlara göre yapmaya başlamıştır. 1984 yılından sonra Başbakanlığın yayınladığı yönetmelikler ve genelgeler ile yazışma usulleri bir standarda bağlanmış ve 2005 yılı itibarı ile 2008/16 sayılı Başbakanlık genelgesi ile doküman yönetim sistemleri resmi bir boyut kazanmıştır.

21. yüzyılın başında itibaren klasik belge yönetim kavramları değişmiş, yerinde elektronik doküman yönetimi gelmiştir. Elektronik Doküman Yönetimi kavramı 80’li yıllarda gelişmeye başladı. Bu geliştirilen ilk nesil sistemler kağıt dokümanların yönetimi için kullanıldı. Bu dokümanlar sadece basılı dokümanlar değil aynı zamanda yayınlamış dokümanlar, resimler gibi birçok doküman türünü yönetmen için kullanıldı. Bu sistemler istemci sunucular üzerinde çalışıp DOS üzerinde çalışan sistemlerdi. Bu sistem kullanıcı bazı lisanslandırılıp ancak yerinde teknik destek verilen sistemlerdi. Sistemleri ilk geliştirilme nedeni ise kurumların fiziki arşivlerini dijitalleştirdikten sonra bu taramış dokümanlara erişim ve paylaşımıdır.

Daha sonra ikici bir çeşit doküman yönetim sistemi geliştirildi. Bu ikinci nesil sistemler elektronik dokümanları yönetmek amacıyla geliştirildi. İlk geliştirilen Elektronik Doküman Yönetimi sadece belirli doküman formatları üzerinde işlem yapabiliyordu, bu sistemlere zaman içerisinde doküman imaj sistemi denilmeye başlandı bunun nedeni ise bu sistemler sadece imaj oluşturma, arşivleme, indeksleme ve erişim hizmeti vermekteydi.

İkinci nesil sistemler web tabanlı bir altyapıya sahip olan sistemlerdir. Bu sistemler merkezi bir sunucuya kurulan ve internet yada intranet yardımı ile kullanıcıların sisteme erişir. İkinci nesil sistemlerin en büyük farkı ise bu sistemlerde doküman yönetiminin yanında evrak ve iş akışı, kalite ve süreç yönetimi, kurum otomasyonu, portal gibi birçok ek görev yerine getirmektedirler. Elektronik Doküman Yönetim sistemleri günümüzde her türlü elektronik dokümanı yönetebilen ve bu dokümanları ağ yapısı altında arşivlenmesini sağlayan sistemlerdir.

Ülkemizde özellikle 90’lı yıllarla birlikte bağımsız olarak belge yönetimi alanına dönük kuramsal çalışmalar ağırlığını hissettirmeye başlamıştır.

2000’li yıllarla bilgi teknolojilerinin çalışmalarda yoğunluğunu hissettirmeye başlaması Devlet Planlama Teşkilatı’nda da gerek komisyon çalışmaları gerekse kalkınma planları kapsamında çalışmaların yürütülmesine zemin hazırlamıştır

Ülkemizde belge yönetiminde program geliştirmeye dönük, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM)’nün çeşitli kurumlarda gerçekleştirdiği analizler ve yayın faaliyetleri ile birkaç kurumda gerçekleştirilen uygulamalarla sınırlı olan çalışmalar özellikle 2000’li yıllarla birlikte artış göstermiştir. Bu noktada Bilgi Edinme Kanunu, Elektronik İmza Kanunu ile Başbakanlıkça geliştirilen Standart Dosya Planı etkilidir.

Uzman Geylani ÖZÇUBUKÇU